Digitalizar recibos como un profesional: flujo de trabajo eficaz para directores generales
La contabilidad mensual puede convertirse rápidamente en una carga, sobre todo cuando los recibos se acumulan y sólo se consultan a final de mes. La solución es sencilla: digitalizar los recibos en cuanto se reciben ahorra mucho esfuerzo, tiempo y estrés.
El camino más fácil hacia la organización digital Con la aplicación gratuita "Adobe Scan", los documentos se pueden capturar en segundos utilizando un smartphone. La aplicación reconoce automáticamente los documentos, los convierte en archivos PDF y los guarda directamente en la nube que elijas, como Google Drive o OneDrive (Microsoft 365).
Nuestra recomendación: cree una carpeta claramente estructurada (por ejemplo, /Vales/2025/Abril) para que usted o su departamento de contabilidad puedan encontrar los documentos rápidamente en cualquier momento.
La rutina diaria:
- Recibir el recibo (por ejemplo, gasolinera, restaurante, herramienta en línea)
- Abrir Adobe Scan, escanear documento, guardar
- Seleccione la carpeta de destino (por ejemplo, Google Drive o OneDrive)
- Listo
La ventaja de este flujo de trabajo: Tienes los recibos introducidos inmediatamente y te ahorras la molestia de ponerte al día a final de mes. Especialmente práctico: comparte tu carpeta de recibos directamente con tu administrador para que también tenga acceso a todos los documentos en todo momento.
Conclusión
Los directores generales que escanean directamente sus recibos y los almacenan en la nube se mantienen organizados y ahorran un tiempo valioso. De este modo, la contabilidad se convierte en un asunto menor y la empresa se mantiene organizada digitalmente. Cuanto más sencillo sea el proceso, más probable es que se convierta en un hábito. Precisamente por eso merece la pena invertir en este flujo de trabajo digital. Lo que hoy le lleva segundos, mañana le ahorrará horas. Ahora es el momento de optimizar sus procesos internos. Si necesita ayuda con esto o tiene cualquier otra pregunta sobre herramientas digitales, estaremos encantados de ayudarle.
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