Digitalizzare le ricevute come un professionista: flusso di lavoro efficiente per gli amministratori delegati
La contabilità mensile può diventare rapidamente un peso, soprattutto quando le ricevute si accumulano e vengono visualizzate solo alla fine del mese. La soluzione è semplice: digitalizzando le ricevute non appena le si riceve si risparmiano fatica, tempo e stress.
La via più semplice per l'organizzazione digitale Con l'applicazione gratuita "Adobe Scan", i documenti possono essere acquisiti in pochi secondi utilizzando uno smartphone. L'app riconosce automaticamente i documenti, li converte in file PDF e li salva direttamente in un cloud di vostra scelta, come Google Drive o OneDrive (Microsoft 365).
Il nostro consiglio: create una cartella strutturata in modo chiaro (ad esempio, /voucher/2025/aprile) in modo che voi o il vostro ufficio contabile possiate trovare rapidamente i documenti in qualsiasi momento.
La routine quotidiana:
- Ricevere la ricevuta (ad es. stazione di servizio, ristorante, strumento online)
- Aprire Adobe Scan, scansionare il documento, salvare
- Selezionare la cartella di destinazione (ad esempio, Google Drive o OneDrive).
- Pronto
Il vantaggio di questo flusso di lavoro: Le ricevute vengono inserite immediatamente e si risparmia la fatica di recuperarle alla fine del mese. Particolarmente pratico: condividete la cartella delle ricevute direttamente con il vostro fiduciario, in modo che anche lui abbia accesso a tutti i documenti in qualsiasi momento.
Conclusione
Gli amministratori delegati che scannerizzano direttamente le ricevute e le archiviano nel cloud si organizzano e risparmiano tempo prezioso. In questo modo la contabilità diventa una questione secondaria e l'azienda rimane organizzata digitalmente. Più semplice è il processo, più è probabile che diventi un'abitudine. È proprio per questo che vale la pena investire in questo flusso di lavoro digitale. Ciò che oggi richiede pochi secondi, domani vi farà risparmiare ore. È il momento giusto per ottimizzare i vostri processi interni. Se avete bisogno di supporto o di altre domande sugli strumenti digitali, saremo lieti di assistervi.
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