Numériser les documents comme un professionnel : un flux de travail efficace pour les directeurs généraux
La comptabilité mensuelle peut vite devenir un fardeau, surtout lorsque les justificatifs s'accumulent et ne sont consultés qu'en fin de mois. La solution est pourtant simple : en numérisant les documents dès leur réception, on économise beaucoup d'efforts, de temps et d'énervement.
Le moyen le plus simple de mettre de l'ordre numérique Avec l'application gratuite "Adobe Scan", les documents peuvent être saisis en quelques secondes avec le smartphone. L'application reconnaît automatiquement les documents, les convertit en fichiers PDF et, si vous le souhaitez, les enregistre directement dans le cloud de votre choix, par exemple Google Drive ou OneDrive (Microsoft 365).
Notre recommandation : créez un dossier clairement structuré (par exemple /Belege/2025/April), afin que vous ou votre service comptable puissiez retrouver rapidement les documents à tout moment.
Le déroulement au quotidien :
- Recevoir un justificatif (par ex. station-service, restaurant, outil en ligne)
- Ouvrir Adobe Scan, numériser le document, enregistrer
- Sélectionner le dossier de destination (par ex. Google Drive ou OneDrive)
- Prêt
L'avantage de ce workflow : Vous avez immédiatement saisi les justificatifs et vous vous épargnez le rattrapage en fin de mois. Particulièrement pratique : partagez votre classeur de justificatifs directement avec votre fiduciaire afin qu'il ait lui aussi accès à tous les documents à tout moment.
Conclusion
Le gérant qui numérise directement ses documents et les classe dans le nuage met de l'ordre et gagne un temps précieux. Ainsi, la comptabilité devient secondaire - et l'entreprise reste organisée numériquement. Plus le processus est simple, plus il a de chances de devenir une habitude. C'est précisément pour cette raison qu'il vaut la peine d'investir dans ce flux de travail numérique. Ce qui prend quelques secondes aujourd'hui vous fera gagner des heures demain. C'est le bon moment pour optimiser vos processus internes. Si vous avez besoin d'aide pour cela ou si vous avez d'autres questions sur les outils numériques, nous sommes à votre disposition.
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